Circuitul, pastrarea, arhivarea documentelor
Circuitul = drumul parcurs de documente de la intocmirea lor si pana la arhivare.
Prelucrarea = sortarea, exprimarea valorica, centralizare, verificare.
Intocmire->Prelucrare->Analiza contabila->Inregistrarea in contabilitate -> Clasare -> Arhivare
Organizarea circuitului se face pe baza unor grafice de circulatie ce cuprind :
-denumirea doc. si nr. de exemplare
-natura operatiei executate
-termenul de executare
-persoanele care raspund de circulatia doc.
-compartimentele si persoanele carora li se trimit documentele.
Prin clasarea documentelor se intelege aranajarea lor intr-o anumita ordine in functie de mai multe criterii :
-cronologic
-felul operatiei
-felul activitatii desfasurate
-felul documentului
-criterii combinate
Pastrarea = se face in dosarele intocmite in urma operatiei de clasare. Documentele intocmite pt anul curent se pastreaza in compartimentul in care au fost intocmite, acest lucru numindu-se arhiva curenta.
Arhivarea = operatia de pastrare a documentelor din anii anteriori.
Conform legii, agentii economici au obligatia de a pastra documentele justificative si contabile pe o perioada de 10 ani, iar documentele salariale 50 de ani.
Arhivarea se realizeaza dupa urmatoarele reguli:
-documentele se pastreaza in dosare numerotata, snuruite si parafate.
-gruparea documentelor se face cronologic si sistematic.
-evidenta documentelor in arhiva se realizeaza cu ajutorul registrului de evidenta curenta in care se evidentiaza dosarele intrate si iesite din arhiva.
Dupa expirarea termenului de pastrare doc. se scot din arhia generala si pot rezulta doua situatii :
-daca acestea prezinta o importanta deosebita se trmit la arhivele statului
-daca nu prezinta importanta deosebita se distrug.